Новые формы работы с обращениями граждан и их эффективность на примере Администрации Курчатовского района г. Челябинска

Первоочередной задачей органов местного самоуправления должно стать обеспечение условий, при которых каждый человек будет иметь реальную возможность влиять на процесс выработки и принятия решений органами и должностными лицами местного самоуправления.

В настоящее время необходимо создание новой системы взаимодействия между жителями и должностными лицами органов местного самоуправления, основанной на доверии и взаимопомощи.

Администрация Курчатовского района ежемесячно готовит отчеты о ходе исполнения Плана мероприятий и предоставляют их в постоянную комиссию городской Думы по бюджету и налогам, которая в свою очередь осуществляет контроль и формирует сводный ежемесячные отчет.

Отчеты доводятся до сведения депутатов, со своей стороны осуществляющих контроль. Учет обращений граждан и результаты работы по ним освещаются в отчетах Думы, ее постоянных комиссий, депутатов.

В Администрации Курчатовского района отдельно ведется учет документов приемной главы администрации района по работе с обращениями граждан. В табл. 1 (Приложение 6) приведены соответствующие сведения о документообороте обращений граждан за последние два года.

Заявления и жалобы разрешаются в течение одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, в основном не более 15 дней.

Срок рассмотрения писем, поступивших из вышестоящих организаций для решения вопроса в районной администрации, может быть продлен только с разрешения этих организаций, с извещением об этом заявителя, а поступивших непосредственно в администрацию района - может быть продлен главой администрации, его заместителем, но не более чем на один месяц, с уведомлением об этом автора.

В Администрации Курчатовского района систематически анализируются поступившие заявления, предложения и жалобы граждан, изучаются вызывающие их причины, принимаются меры к устранению недостатков.

Входящие документы поступают в администрацию разными путями, а именно почтой, курьером, электронной почтой, факсимильной связью.

На рис. 4 (Приложение 7) представлена диаграмма, отражающая процентное соотношение доставки всей поступающей корреспонденции, что составляет: почта - 55%, курьер - 20%, электронная почта - 15% и факс - 10%.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством администрации и структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов - освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством администрации, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Орготдел администрации района учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа, данные об исполнении документов в администрации района. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителю аппарата администрации района.

Все документы в обязательном порядке регистрируются. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.