Новые формы работы с обращениями граждан и их эффективность на примере Администрации Курчатовского района г. Челябинска

Документы, поступившие к главе местного самоуправления района, его заместителям или руководителям структурных подразделений, минуя секретаря, обязательно передаются секретарю руководителя для регистрации. Регистрация документов однократная. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он обычно повторно не регистрируется.

В Инструкции по делопроизводству установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

- автор (корреспондент);

- заголовок документа (или его краткое содержание);

- дата поступления документа (для входящих документов);

- номер документа;

- резолюция или исполнители;

- расписка исполнителя в получении документа.

В администрации используется журнальная система регистрации входящих и исходящих документов.

Все служебные документы, поступившие в администрацию, принимаются и регистрируются в приемной руководителя и в день регистрации передаются главе администрации, а во время его отсутствия - первому заместителю главы администрации. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа.

Распорядительные и другие документы, требующие контроля и исполнения, после нанесения резолюции направляются для исполнения заместителям главы администрации и в отделы.

Документы рассматриваются в срок, установленный резолюцией главы администрации, в других случаях - в срок не более месяца.

Если исполнение или контроль за исполнением документа возложен на нескольких исполнителей, то координацию осуществляет отдел (должностное лицо), указанный в резолюции первым.

После исполнения документ снимается с контроля главой администрации.

Если документ с поручением руководителя не может быть исполнен в установленный срок, то не позднее, чем за 5 дней до истечения секретарь или орготдел (в зависимости от того, как шло рассмотрение вопроса) информирует руководителя о предварительных результатах и вносит предложение о продлении срока исполнения.

Все письменные обращения граждан и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие в администрацию района, регистрируются и оформляются в отдельные дела.

Отправляемые письма готовятся на бланках.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит организационный отдел администрации на основании поручений главы администрации района или соответствующих заявлений муниципальных служащих.

Одной из задач Администрации Курчатовского района города Челябинска в работе с обращениями граждан должно стать информирование населения о возможностях участия в местном самоуправлении и поддержка граждан. В этой связи необходимо проведение следующих мероприятий.

1. Размещение в местных средствах массовой информации и на сайте муниципального образования сообщений о тематике предстоящих заседаний представительного органа с указанием места и времени его проведения.

2. Рассылка специальных обращений к населению с просьбой высказать замечания и предложения по вопросам повестки предстоящего заседания представительного органа.