Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

ведение канцелярии и нотариального архива.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения.

Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему личность.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

Согласно ст. 11 Закона РК «О нотариате» для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры (32 - 38 мм).

В центре печати изображен Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы5. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции.

В соответствии с законодательством все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.

После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления.

В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает самим нотариусам выполнение возложенных на них функций (например, поиск завещаний или наследственных дел), в других - обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

В соответствии со ст. 51 Закона РК «О нотариате» формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются Министерством юстиции РК.

Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения.