Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со свидетельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание полученного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявление через означенную нотариальную контору от«_» _ 200_ г. получен ответ следующего содержания: « _»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _ 200_ г. получен не был».

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа.

Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте.

Нотариальные документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной надписи и подписания им документа. Только после этого нотариальное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на обратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена контора, а на обратной стороне - остальная часть наименования.

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печатью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их совершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надлежащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что договор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Стороны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражданами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в помещении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учреждении и т.д. об этом делается отметка, как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причинам, за него расписывается другое лицо; это обязательно должно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновременно оформить и перевод нотариального документа. В таком случае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

Прием, регистрация и отправление корреспондентской документации в нотариальных контора регулируется разделом 3 Инструкций по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан, исходя из которых регистрация регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой.