Юриспруденция » Основные положения нотариального делопроизводства » Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

Страница 5

Не регистрируются и не вскрываются конверты с грифом «лично», поздравительные открытки и другие подобные документы. Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа или адрес отправителя.

При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности.

В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю.

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение В);

- журнал исходящей корреспонденции.

Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

При составлении документов организационно - распорядительного характера следует руководствоваться основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, а также инструкцией по делопроизводству.

На любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью, например: «05 февраля 2011 года», или тремя парами арабских цифр: «01.05.11 г.». если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течении года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 - 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа.

Страницы: 1 2 3 4 5 6

Другое по теме:

Определение понятия вреда
Прежде чем приступить к вопросу компенсации морального вреда, необходимо определить место и суть понятия «моральный вред» в социально-юридическом смысле. Вред – это универсальное понятие, присущее различным отраслям права: гражданскому (ст. 8, 19, 155 ГК РФ), уголовному (ст. 111-115, 118 УК РФ), тр ...

Гражданско-правовая ответственность
Гражданско-правовая ответственность госслужащего наступает за вред, причиненный имуществу государственного органа или третьего лица вследствие неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Госслужащий, причинивший имущественный вред, обязан возместить его, также он не освобожд ...

Виды политики занятости
Одной из функций органов исполнительной власти на всех уровнях (федеральном, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления) предусмотрено регулирование занятости населения, поиск путей снижения безработицы и сглаживание ее последствий. Реализация всех этих функций осуществляется ...

Проблемы земельного права

Проблемы земельного права

Земля как объект рыночных отношений имеет многофункциональное назначение, поэтому совершение сделок с земельными участками регулируется конституционными нормами и земельным правом, а также гражданским законодательством с учетом лесного, водного, экологического и иного специального законодательства.

Навигация

Copyright © 2019 - All Rights Reserved - www.lawereg.ru