Использование автоматизированных систем ведения нотариальных реестров

Из мировой практике известно, что во многих развитых странах документооборот ведется преимущественно в электронном виде, в том числе и в нотариальных конторах. Республика Казахстан в этом плане пока существенно отстает от них.

В настоящее время на рынке специализированного программного обеспечения существует множество программных продуктов, способных перевести нотариальное делопроизводство на качественно новый уровень.

Предлагаю рассмотреть 3 программы электронного нотариального делопроизводства, обладающих наиболее широким спектром возможностей:

1. ПО «ФАУСТ»;

2. ПО «Экспресс»;

3. АРМ «Электронный нотариат».

Рассмотрим возможности каждой из перечисленных программ подробней.

1. ПО «ФАУСТ».

Основной целью создания системы «ФАУСТ» является построение и организация надежной и полной информационной сети, автоматизация основных процессов нотариальной деятельности, определяющих порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, автоматизация системы принятия оперативных и стратегических решений и контроль их исполнения, предоставление удобного управления знаниями, документами, бизнес-процессами, персоналом.

Назначение ПО «ФАУСТ»:

ведение электронного реестра;

создание электронного архива документов;

подготовка нотариальных документов по шаблонам в системе MS Word.

Финансовое, административное управление и статистический учёт нотариальной деятельности.

Любой созданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных. Существует возможность быстрого доступа к любым документам, выданным нотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архива документов предыдущих лет, созданного до появления системы «ФАУСТ».

Реализован полнотекстовый поиск документов по ключевым словам внутри документа.

Ведется протокол работы исполнителей с документами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов.

Существует возможность поиска и просмотра созданных документов за любой период времени, просмотра количества сделанных документов, как группой сотрудников, так и отдельным работником за любой период времени. Все это позволяет рассчитать эффективность работы персонала и перераспределить обязанности в случае необходимости.

В системе осуществлена возможность подсчета тарифов нотариуса, стоимости технической работы, расходов и доходов, создания ежедневных отчетов и расчета эффективности работы за любой период времени любого количества персонала по отдельным реестрам.

Гибкая система прав доступа позволяет разрешить или запретить доступ сотруднику к той или иной информации.

Общие характеристики ПО «ФАУСТ»:

обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничение доступа персонала к информационным ресурсам;

документы конкретного исполнителя сохраняются также в архиве его локального компьютера, что дает возможность продолжить работу при выходе из строя сети;

поддержка распределенной обработки информации, возможность одновременного доступа к базе данных различными сотрудниками;

модульный принцип построения из оперативно независимых функциональных блоков позволяет настроить систему на любую технологию работы, сложившуюся в конторе;

модульный принцип построения позволяет добавление новых модулей в уже рабочую конфигурацию.

Преимущества ПО «ФАУСТ»:

Освобождение нотариуса от технической работы и отчетности по ней.

возможность хранения всех документов (включая административные, кадровые, хозяйственные и прочие) и быстрота нахождения любого из них;