Наряды составляемых нотариусом документов и наследственных дел, передача их на хранение

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов.

Опись нарядов - это систематизированный перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов (приложение 9, 10).

Описи нарядов составляются отдельно на:

наряды постоянного хранения;

наряды временного (до 10 лет) хранения;

наряды временного (свыше 10 лет)

хранения;

наряды по личному составу.

Годовые разделы описи на наряды постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются ответственным за делопроизводство нотариусом в государственной нотариальной конторе или нотариусом, занимающимся частной практикой, подписываются экспертной комиссией и согласовываются с руководителем нотариата.

Описи на наряды постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующих госархив. Три экземпляра описи после утверждения остаются в госархиве, один возвращается в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной нотариальной практикой.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи государственной нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в установленные сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

Определенный порядок установлен для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых такие свидетельства были выданы.

По первому заявлению о принятии наследства (о выдаче свидетельства о праве на наследство и т.д.), поступившему к нотариусу, на которого возложено совершение этого нотариального действия (или в государственную нотариальную контору по месту открытия наследства), заводится наследственное дело по фамилии умершего с указанием его имени, отчества и даты смерти. Это заявление и все приложенные к нему документы подшиваются в отдельное дело.

Все последующие заявления - от других наследников, дополнительные, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, о выдаче распоряжений об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также другие документы, которые истребуются для оформления права наследования (оплаты расходов), подшиваются в наследственное дело.

К этому же наследственному делу приобщаются и все письма, поступившие от наследников, копии ответов на них нотариуса, копии запросов, направленных в те или иные организации, ответы на них и вся остальная переписка по наследственному делу.

Подшиваются в наследственное дело и акт описи имущества, если нотариус принял меры охраны, а также экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа - свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности, выданного пережившему супругу, распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества и т.д.

После выдачи свидетельства о праве на наследство все листы наследственного дела должны быть пронумерованы, количество их указывается на обложке этого дела, и оно списывается в архив.

При последующем обращении наследников, например, для получения дополнительного свидетельства о праве на наследство или дубликата утраченного свидетельства, даже через много лет после того как было заведено наследственное дело, производство по нему возобновляется.

К материалам наследственного дела приобщаются все вновь поступившие заявления, а также приложенные к ним документы и экземпляры выдаваемых дополнительных свидетельств о праве на наследство.