Наряды составляемых нотариусом документов и наследственных дел, передача их на хранение

Для хранения всех истребованных и оставленных после совершения нотариального действия документов (в том числе правоустанавливающих документов, копий с них, различных свидетельств, выписок из государственных реестров, справок и т.д.), а также одного из экземпляров изготовленных нотариальных документов нотариусы должны вести наряды.

При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

количество листов в наряде не должно превышать 250.

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов.

Так, договоры об отчуждении недвижимого имущества вместе с представленными для совершения нотариальных действий документами подшиваются в один наряд, завещания - в другой, доверенности - в третий, исполнительные надписи - в четвертый, документы, связанные с депозитным производством, - в пятый, и т.д.

Обращения граждан по вопросам работы нотариата и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Обложки нарядов оформляются по ГОСТу 17914-72 (приложение N 8):

наряды постоянного срока хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в 4 прокола, надписи на обложках производятся светостойкими чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная подпись по форме: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 5 (пяти) листах. Ответственный за архив - подпись, дата";

наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частично оформлению - допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Каждый наряд должен быть озаглавлен в зависимости от видов подшитых в него нотариальных документов. Если нотариус удостоверяет, например, много договоров, связанных с отчуждением недвижимого имущества, он может подшивать в отдельные наряды договоры купли-продажи, дарения и соответственно озаглавливать их. В отдельный наряд группируются все постановления об отказе в совершении нотариальных действий. Отдельно должны быть сброшюрованы и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариуса.

Наряды должны формироваться так, чтобы в них можно было легко и быстро найти необходимый в текущей работе документ. Для этого следует на обложках нарядов указывать и период времени, за который были изготовлены подшитые в них экземпляры нотариальных и других документов.

Например, так: «Договоры об отчуждении недвижимого имущества, удостоверенные в период с 5 января по 14 февраля 2011 г". Документы в нарядах должны быть подшиты в хронологическом порядке по мере совершения нотариальных действий, а все листы пронумерованы.

В нотариальной практике принято нумеровать листы нарядов карандашом, так как в случае расторжения нотариально удостоверенного договора, например в отношении объекта недвижимости, вновь становится действительным подшитый в наряд правоустанавливающий документ, который должен быть изъят из наряда и возвращен лицу, представившему его нотариусу.

Листы в нарядах нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление цветных карандашей и чернил для нумерации листов запрещается.